Referat fra styremøte i klubben 19.03.2009

[Morten N106]

Referat fra styremøte i STCN hos Bravida, Økern 19.03.2009



Tilstede: Kristian, Tomas, Claus, Thor og Morten H.
Meldt Forfall:
Ikke meldt forfall/Ingen respons: Morten F, Øyvind, Dag og Daniel
Referent: Morten H.

Agenda:

1: Distriktsoppdatering fra distriktsansvarlige
- Hva skjer i distriktene fremover?
- Lite aktivitet hos enkelte distriktsansvarlige, forumene holdes oppdatert med lokaltreff, det er viktig
at de distriktsansvarlige er aktive både på forumet og på lokaltreff.
Styret oppfordrer distriktene til å komme med ideer og ønsker til aktiviteter eller f.eks innkjøp av effekter
(les: klubbtelt, grill, pølser eller annet som kan profilere klubben på en positiv måte)


2: Terminliste

Forslag til terminliste:
- 25. april Speedparts arrangerer eget Vårslepp, vi oppfordrer alle medlemmer til å stille
- April/Mai Vårslepp alle regioner
- 1. mai Vårslepp STCN Region Øst hos Dekkmann på Lørenskog/Karihaugen
- Mai Mjøstreff
- Juni Treff i Bergen
- 11. Juli Landstreff på Rudskogen
- 17-19. Juli Alternativ Saabfestival i Trollhättan
- 29. August ACR Treff Region Midt/Nord
- Oktober "Avställningsträff" alle regioner

3: Regnskap

- Regnskapet for 2008 sendes ut som en del av årsmøteinnkallingen/infoskrivet/medlemskortet for 2009
- Vi jobber med å få opp regnskapsprogram samt medlemskartotek hos Consis. Dette regner vi med er på plass i løpet
av april. Dette vil hjelpe veldig mye på det administrative rundt både økonomi og ikke minst nyinnmeldinger/
medlemshåndtering.


4: Giroutsendelse
- Vi har i skrivende stund ca 1300 medlemmer som skal ha medlemskort for 2009 tilsendt, resten skal kun ha
infoskrivet og årsmøteinnkallingen.
- Tomas kjøper inn medlemskort/konvolutter og oversender regnskapet til Claus.
- Konvolutter i A4 format for å unngå bretting
- Giroene må ut innen påske
- Morten skriver infoskrivet og årsmøteinnkallelsen og sender til Claus.
- Logoer til samtlige av klubbens sponsorer legges inn.

- Øvrig innhold i infoskrivet:
- Dato for landstreff/store distriktsarrangement -> Henvis til hovedsiden for lokaltreff/mindre treff
- Oppsummering av 2008
- Årsmøteinnkallelse med agenda og regnskap
- Giro m/medlemskort

5: Årsmøtet
- Årsmøtet avholdes onsdag 13. mai klokken 1900, Thor sjekker om Hvervenbukta er ledig, og finner om
nødvendig et annet alternativ.
- Innkomne Forslag:
- Det har kommet inn ett forslag om å yte økonomisk støtte til bygging av bane i Bergensområdet, Thor
skaffer til veie en konkretisering av forslaget før fristen.
- Andre forslag/saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende innen 1. mai

6: Nominasjon/Valg
- Evaluering av "overlappen" for deling av funksjoner/kompetanse i styret:
- Dette har ikke fungert i henhold til forventningene, ett av de store hindrene har vært
geografisk spredning i tillegg til lavt aktivitetsnivå fra enkelte styremedlemmer. Resultatet av dette
har blitt at vi ikke har fått gjennomført den delingen av kompetanse som var intensjonen med ordningen.
Styret ønsker derfor å gi en klar hentydning til valgkomiteen om at kandidatene til årets valg
har et langsiktig perspektiv på sitt styreverv, og et ektefølt engasjement for klubben.
Styret mener videre at en reduksjon av antall styremedlemmer vil gjøre det lettere å drive effektivt. Vi
ønsker en mindre, mer aktiv kjerne som står for den daglige driften, for heller å opprette egne
grupperinger for andre konkrete og midlertidige aktiviteter når dette trengs.

Vi mener derfor at styret bør bestå av:

- Formann
- Nestformann
- Medlemsansvarlig
- Kasserer/Regnskap
- 2 Styremedlemmer
- 1 Varamedlem (dette møter ikke fast, men kalles inn ved behov/fravær)

Dette er i tråd med klubbens eksisterende statutter som krever minst 6 styremedlemmer.


Følgende funksjoner bør flyttes ut av styret grunnet ekstra store krav til kontinuitet:

- Clubshop (Denne flyttes helt eksternt)
- Web/Forumansvarlig

- Valget gjennomføres funksjonsuavhengig, og styret konstituerer seg selv.
- Det er 3 styreplasser som skal besettes ved årets valg, valgkomiteen må ferdigstille sitt arbeid med å skaffe
kandidater til disse senest 1. mai. Morten varsler valgkomiteen via forumet. OBS! Valget gjennomføres elektronisk og avsluttes onsdag 13. mai klokken 1500.
Thor og Daniel sikrer at valgløsningen blir satt opp og fungerer.


7: Ønsker for fremtidig konstituering/organisering

- Hvordan kan vi få ting til å flyte
- Det må utarbeides egne prosesser/rutiner for den daglige driften
- Et av styrets første oppgaver vil være å utarbeide tydeligere arbeidsinstrukser for hver enkelt rolle i styret
- Kommunikasjon med medlemsmassen
- Styret foreslår at det opprettes en egen bruker som kan representere styret på forumet. Vi har til tider
opplevd å sitte og vente på å samle 9(!) styremedlemmer for å bli enige om et svar på en enkel henvendelse. Dette
vil også gi medlemmene et samlet punkt å henvende seg på uten å måtte legge inn et synlig innlegg på forumet.
- Utfordringer rundt geografi
- Vi har store utfordringer med å få gjennomført styre -og arbeidsmøter på en god måte. Dette har også blitt
forverret av det høye antallet medlemmer i styret. En viktig oppgave for det nye styret vil være å se på
måter å få dette til å flyte mer effektivt.
- Clubshoppen må legges ut til ekstern leverandør.
- Medlemmene får derved et mye bredere utvalg i tillegg til raskere leveranser. Vi slipper også å slite
på ressursene våre internt med noe som håndteres mye bedre av profesjonelle leverandører.
- Kickback på salget er ønskelig
- Ved større treff sørger klubben/distriktsansvarlig for å ha et utvalg av produktene tilgjengelig for
direktesalg.



8: Eventuellt/innkomne saker

- Websiden
- Avtalen vi har på serverplass er fortsatt aktiv.
- Thor og Daniel gjør opp status og setter opp en fremdriftsplan for den nye webportalen snarest.
- Landstreff
- Programmet for landstreffet må spikres og publiseres raskest mulig.
Tomas, Claus og Kristian tar et innledende møte og legger rammene for treffet, samt anbefalt sted for
overnatting. De undersøker også alternativer for kveldsarrangementene på lørdag, samt "bonusopplevelser"

[Skavold]

[Ola Pituetten N703]

Flott referat fra styremøte,kan ikke si noe annet en dette høres veldig positivt.

[Morten S.]

Mange positive ting her!
Men er det ikke noe alarmerende at halvparten av styret ikke har meldt forfall, eller gitt lyd fra seg?

Vet av erfaring at det ikke er lett å drive en landsdekkende klubb med styremedlemmer spredt ut over landet.
Men i dag går det jo fint å kombinere det med telefonkonferanser, eller via PC.

[rolfi]

bra referat

er greit og sette seg inn i retningslinjer, og hvordan klubben skal styres

ser veldig bra ut

[Myrt N610]

Jeg har full tillit til styret og det beviser de her enda en gang på hvorfor! Takk for at møte-referatet ble lagt ut
Gleder meg til regningen kommer samt starten på et nytt og knallfint saab-år